Steun ons en help Nederland vooruit

woensdag 22 september 2021

Initiatiefvoorstel D66: Bevorder toegankelijkheid van de raad en realiseer online streamen van forumvergaderingen in Oldenzaal.

Omwille van toegankelijkheid van de raad en het aanmoedigen van burgerparticipatie, Wil D66 dat online streamen van forumvergaderingen spoedig mogelijk gemaakt wordt in Oldenzaal.

Onderstaand initiatiefvoorstel is door D66 aan het Presidium gestuurd met het doel dit in de raad van 20 september aan de orde te laten komen.
Ter vergadering van het Presidium werd door de burgemeester meegedeeld dat het college bezig is streaming vanuit de raadszaal en een tweede vergaderkamer mogelijk te maken. Er wordt hiertoe een onderzoek verricht. Om deze reden is door het Presidium besloten onderstaand initiatiefvoorstel niet in de agenda op te nemen, maar op te nemen in de ‘Stukken in handen van presidium te stellen’. We wachten ongeduldig af en hopen dat streaming in het belang van openbaarheid, participatie en dienstverlening zo snel mogelijk wordt gerealiseerd. (Niet alleen voor raads- en forumvergaderingen, maar voor alle openbare vergaderingen).

Voorstel voor het streamen van forumvergaderingen en het gedurende een bepaalde tijd mogelijk maken deze stream terug te zien of te luisteren.
(Een stream is een samenhangende stroom van beeld en/of geluid verzonden over het internet).

 

Inleiding.
Raads- en forumvergaderingen zijn openbaar. Dit tenzij een onderwerp aanleiding geeft de vergadering of het betreffende deel ervan besloten te doen zijn. Raadsvergaderingen zijn al enige jaren middels een stream te volgen. In de raadszaal is hiervoor apparatuur aanwezig. Forumvergaderingen zijn in de coronatijd ook per stream te volgen geweest. Veel van deze vergaderingen speelden zich online af waardoor de stream beschikbaar was en hiermee de vergadering te volgen was. Ook vergaderingen van het forum die in de raadszaal werden gehouden konden middels een stream (met beeld en geluid) worden gevolgd.
Het kunnen volgen van raads- en forumvergaderingen draagt bij aan het openbaar zijn van deze vergaderingen. Inwoners en andere belangstellenden worden zo in de gelegenheid gesteld met kleinere drempels vergaderingen of delen hiervan te volgen. Reistijd en moeite worden bespaard en een bepaald deel van de vergadering kan worden gevolgd. Moeite van reserveren en het risico van een volle publieke tribune zijn hierdoor afwezig of minder. Ziekte, beperkte mobiliteit of onwelbevinden zijn in veel gevallen geen oorzaak meer een raads- of forumvergadering niet te kunnen volgen.

Probleemstelling.
In de collegekamer – waar één van beide zgn ‘sporen’ van de forumvergaderingen plaatsvindt – is op dit moment geen mogelijkheid aanwezig met camera’s beelden van sprekers op te nemen. Wel is geluidsapparatuur aanwezig waarmee op dit moment de geluidsopname van de vergadering wordt vastgelegd. Deze opname wordt momenteel alleen gebruikt voor verslaglegging.
Voorgesteld wordt de opnameapparatuur van de collegekamer aan te passen zodat streaming van ten minste het geluid kan plaatsvinden, danwel deze opnameapparatuur te verbinden met de bestaande streamingmogelijkheden die in de raadszaal aanwezig zijn.

Beoogd effect.
Met de uitbreiding van mogelijkheden raads- en forumvergaderingen online te kunnen volgen wordt naar verwachting de betrokkenheid van inwoners en belanghebbenden bij het raadswerk vergroot. Hetzelfde geldt voor de mogelijkheid de vergadering terug te kunnen luisteren. Met het oog op beleidsvoornemens rondom dienstverlening en digitalisering is het streamen van forumvergaderingen een stap voorwaarts die voor onze inwoners van belang is.

Financiële gevolgen.
Omdat apparatuur in beide vergaderzalen aanwezig en beschikbaar moet zijn, dient op korte termijn uitgezocht te worden wat de financiële gevolgen zijn.

Overigens.
In verband met de betere mogelijkheden voor streamen in de raadszaal wordt voorgesteld om, ingeval één van beide vergaderingen besloten is, de niet-besloten vergadering in de raadszaal te laten plaatsvinden.

De raad van de gemeente Oldenzaal;
gelezen het voorstel van het raadspresidium van dd maand 2021
gelet op artikel 4.4 van het Reglement van orde voor de raad 2018.

besluit

vast te stellen

  • de forumvergaderingen op zo kort mogelijke termijn te streamen, zodat inwoners en belangstellenden de vergaderingen via het internet kunnen volgen.
  • De stream van deze vergaderingen gedurende een aantal maanden terug te beluisteren (ingeval van alleen geluid) of tevens te zien (ingeval van beeld en geluid) is.
  • Ingeval één van beide sporen een besloten vergadering betreft, de niet-besloten vergadering in de zaal met de beste streamingfaciliteiten plaats te laten vinden.
  • Vooruitlopend op een nieuw dienstverleningsproces is het van belang op tijd te bepalen welke ruimtes raads- en forumvergaderingen worden gehouden om online streaming mogelijk te maken.